ประโยชน์เครื่องทำลายเอกสาร มีมากมาย อาทิเช่น

  1. ลดปริมาณเอกสารที่ไม่จำเป็น เนื่องจากในขั้นตอนการใช้เครื่องทำลายเอกสารในการทำลายเอกสารได้คัดเลือกเอกสารที่มีอายุเกิน 5 ปีมาทำลาย (กฎหมายกำหนดให้ต้องเก็บเอกสารที่ใช้งานทางด้านกฎหมายในระยะเวลา5 ปี)
  2. ใช้พื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารน้อยลง เอกสารที่ไม่สำคัญจะถูกนำไปทำลายเอกสารนั้นๆ
  3. พนักงานหรือเจ้าหน้าที่ทำงานได้อย่างสะดวกรวดเร็ว เพราะมีการจัดเก็บเอกสารเป็นอย่างดีมีระบบระเบียบ
  4. หน่วยงานเป็นระเบียบเรียบร้อย เนื่องจากมีระบบการจัดเรียงเอกสารที่ดี
  5. ประหยับงบประมาณในการจัดเก็บเอกสาร

ขั้นตอนในการทำลายเอกสารนั้นมีความสำคัญมาก ทั้งในแง่การรักษาความลับทางธุรกิจ และในทางกฎหมายเองก็ตาม หรือการรักษาสิ่งแวดสิ่งแวดล้อม ในประเทศไทยมีกฎหมายกำหนดให้ต้องเก็บเอกสารทางบัญชีในระยะเวลาถึง 5 ปี และโดยส่วนใหญ่เมื่อเอกสารมีอายุเกินกำหนด เอกสารเหล่านั้นก็จะถูกนำมาทำลาย ใน อดีตการทำลายเอกสารสำคัญคือการนำเอกสารมาเผาซึ่งส่งผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมเป็นอย่างมากมาย ทั้งในด้านเพิ่มมลพิษทางอากาศ และยังทำลายชีวิตสัตว์ต่างๆเช่น แมลงสัตว์ที่อยู่ในดิน เป็นต้น ปัจจุบันการทำลายเอกสารได้มีการพัฒนาขึ้นโดยการใช้เครื่องทำลายเอกสารเพื่อทำลายเอกสารที่สำคัญ

ขั้นตอนในการทำลายเอกสาร คือ

  1. ตรวจสอบเอกสารที่จะนำมาทำลาย ว่าเรายังต้องการใช้ประโยชน์อีกหรือไม่ เมื่อทำลายเอกสารแล้วเราจะไม่สามารถนำกลับมาใช้ได้อีก แต่ก็มีเอกสารบางประเภทเช่น เอกสารสำคัญทางบัญชี เอกสารแบบก่อสร้าง และต้นแบบเอกสาร ที่ยังสามารถใช้ประโยชน์ได้ดังนั้นเราจึงควรตรวจสอบให้แน่ใจทุกครั้งว่าต้อง การทำลายเอกสารนั้นๆหรือไม่
  2. แจ้งผลการสำรวจเอกสารที่จะทำลายให้หัวหน้า เพื่อรายงานปริมาณจำนวนเอกสารที่จะนำไปทำลายและจดบันทึกไว้ว่าเรานำเอกสารอะไร
  3. ชั่งน้ำหนักเพื่อตรวจสอบปริมาณเอกสารที่ใช้ทำลายในเครื่องทำลายเอกสาร เพื่อออกหนังสือรับรองการทำลายเอกสาร
  4. เริ่มกระบวนการทำลายเอกสารด้วยเครื่องทำลายเอกสาร
  5. นำเศษเอกสารที่ถูกทำลายเทออกจากถังรองเศษเอกสารเพื่อให้สะดวกในการใช้งานครั้งต่อไป